Ordnung ins demokratische Chaos bringen

Heute berichten wir von einem Projekt, das wir in Italien begleiten dürfen. Unser Kunden ist eine Agrar-Genossenschaft, die hochwertige Delikatessen erzeugt und produziert (und damit nah an der Gastronomie ist ;)). Seit ihrer Gründung im Jahr 2021 erwirtschaftet sie kontinuierlich mehr Umsatz, doch nun braucht es ein wenig mehr Struktur, damit der Sprung in die Professionalisierung gelingt.

Wir Gastfreunde liefern die Struktur für den Prozess, moderieren die Workshops und sorgen für die richtigen Fragen an den Stellen, wo das überwiegend freundschaftliche Miteinander das Benennen der ein oder anderen Unzufriedenheit verhindert.
Ganz klare Anforderung der Kooperative, da alle Teilnehmer aus der Vorstandsrunde nur sehr beschränkt zeitliche Kapazitäten haben: keine Extrarunden, kein ChiChi und schnell zum Ziel, nämlich klare Bereiche mit klaren Rollen und Verantwortung für schnellere Entscheidungen.

Eine Kooperative räumt auf

Eine Organisation wächst, es läuft gut, alle packen mit großem Engagement an – und irgendwann merkt man: Niemand weiß mehr so genau, wer eigentlich wofür zuständig ist. Zwei Leute machen dasselbe, eine wichtige Aufgabe macht niemand, und wenn eine Schlüsselperson ausfällt, steht plötzlich alles still. Genau in diese Phase ist die Kooperative gekommen – und hat beschlossen, das jetzt anzugehen.

Erstmal genau hinschauen

Bevor irgendetwas umgebaut wird, heißt es erstmal: Bestandsaufnahme. Wer macht eigentlich was? Wo überschneiden sich Aufgaben, wo gibt es Lücken, wo hakt es im Alltag, ohne dass es jemand so richtig benennt?

Diese Aktivitäten und Schnittstellen werden gerade systematisch sichtbar gemacht – und dann dem gegenübergestellt, wie es idealerweise laufen sollte. Aus dem Abgleich von Ist und Soll ergibt sich ganz konkret, wo der Schuh drückt. Erste sehr motivierende Erkenntnis für die Teilnehmer des Vorstandes: sie machen mit sehr wenigen Leuten enorm viel und das sehr erfolgreich.

Warum sich der Aufwand lohnt

Die Arbeit klingt erstmal nach banalem Papierkram (auf dem Miro-Board) – bringt aber handfeste Vorteile. Mehr Klarheit und Transparenz zum Beispiel: Jede und jeder weiß, was überhaupt in welchem Bereich getan wird und wo auch gerade Lücken sind.

Bei einigen liegt zu viel, andere haben Kapazitäten. Der Wunsch ist, dass sich Verantwortung gleichmäßiger verteilt anstatt statt an einzelnen Personen hängenzubleiben. Das sorgt für Entlastung und macht die Organisation unabhängiger von einzelnen Köpfen. Und ganz nebenbei läuft auch die Zusammenarbeit runder: Entscheidungen fallen schneller, Abstimmungen werden einfacher, weil klar ist, wer mitreden muss und wer nicht.

Fit für die Zukunft

Der eigentliche Clou dabei: Die neue Struktur soll nicht nur heute funktionieren, sondern auch dann noch tragen, wenn sich Menschen und Rollen ändern – und das passiert erfahrungsgemäß immer wieder. Ziel ist eine Organisation, die auch bei personellen Wechseln stabil und nachvollziehbar bleibt und nicht bei jeder Veränderung neu erfunden werden muss. Deshalb: erstmal keine Namen hinter Bereiche schreiben, sondern Rollen definieren.

Ein Projekt, das zeigt: Manchmal lohnt es sich, kurz innezuhalten, genau hinzuschauen – und dann mit klarem Kopf neu zu ordnen, was über die Zeit gewachsen ist.