Die Herausforderung des Kunden:

Der Kunde ist ein deutschlandweit agierendes, mittelständisches IT-Unternehmen mit über 5.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Das Unternehmen wächst stark und möchte die tägliche Versorgung an den verschiedenen Standorten neu gestalten. Da jeder Standort unterschiedlich ausgestattet ist, teilweise gar keine vor Ort-Versorgung gegeben ist, wird jeder Standort für sich betrachtet. Neben verschiedenen Maßnahmen rund um New Work-Initiativen soll auch ein zeitgemäßes Speisenangebot sowie Caterings bei Teamevents die Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen und den Mitarbeitern die Anwesenheit im Office schmackhaft machen.

Im Zuge des Umzugs in die Hamburger City soll die Versorgung der dort ansässigen 1.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Bewirtung bei Team- und Kundenevents neu geplant werden. Die Vergabe der Dienstleistung erfolgt in einem öffentlichen Vergabeverfahren, welche vollständig und rechtssicher aufgesetzt werden muss. Zudem gibt es verschiedene Stakeholder und Projektbeteiligte mit unterschiedlichen Bedarfen an die gastronomische Versorgung, so dass diese im Vorfeld herauszuarbeiten und zu beschreiben sind.

Unser Auftrag und die Zielstellung:

Um alle Bedarfe der künftigen Versorgungsszenarien im Vergabeverfahren zu berücksichtigen, wurde ein Workshop mit Mitarbeitern und Stakeholdern aus verschiedenen Arbeitsgruppen und Verantwortungsbereichen durchgeführt. Zudem wurde eine Mitarbeiterumfrage entwickelt und realisiert, um die Wünsche und täglichen Routinen der Mitarbeiter genauer zu analysieren. Die Ergebnisse der Analysephase bilden die Grundlage für die Ausarbeitung aller für das Ausschreibungsverfahren relevanten Dokumente wie zum Beispiel eine Marktschau, die Entwicklung einer Auftragswertschätzung, Erstellung eines Verpflegungskonzepts für alle am Standort benötigten Szenarien (Mitarbeiterrestaurant, Lounge, Konferenz- und Event-Catering) und eine Leistungsbeschreibung.

Ziel war es, das neue Verpflegungsangebot den Bedarfen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie den wirtschaftlich und inhaltlich herausgearbeiteten Rahmenbedingungen des Auftraggebers entsprechend zu gestalten und einen passenden Dienstleister zu beauftragen.

Das Ergebnis:

Der Kunde kann seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein ansprechendes, modernes und ausgewogenes Verpflegungsangebot zu verschiedenen Tageszeiten anbieten. Interne Meetings und Events sowie große Kundenveranstaltungen können ebenfalls “in House” durch den Dienstleister abgedeckt werden. Durch konsequentes Qualitätsmanagement können Standards gehalten und erhöht werden. Die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Dienstleister ist ressourcenschonend und effizient.